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Automatiser ses processus administratifs avec le no-code et l'IA
Concevez des automatisations no-code et IA pour vos tâches administratives, avec contrôles et validation humaine.
En bref
La formation « Automatiser ses processus administratifs avec le no-code et l'IA » dure 14 heures (2 jours), en présentiel à Bordeaux ou à distance, à partir de 1 980 € HT (intra, 1 stagiaire, visio). Elle est finançable selon votre statut par votre OPCO, l'AGEFICE ou le FIF PL, car Target Formation est certifié Qualiopi. Devis sous 48 h.
À partir de
1 980 € HT
Tarif intra-entreprise, 1 stagiaire, en visio. Modulable selon format, nombre de stagiaires et lieu.
Présentation
Les équipes administratives travaillent souvent avec plusieurs outils : messagerie, tableurs, formulaires, CRM, logiciel comptable, ERP, espace documentaire ou applications métier. Les doubles saisies, relances manuelles, validations dispersées et transferts de fichiers peuvent créer des erreurs, ralentir les traitements et rendre le suivi difficile. Cette formation de deux jours apprend à simplifier avant d'automatiser. Les participants cartographient leurs processus, identifient les tâches répétitives et construisent des workflows no-code adaptés à leur contexte. Les outils abordés peuvent inclure, selon l'environnement de l'entreprise, Power Automate, Make, Zapier ou n8n, ainsi que les connecteurs natifs des suites collaboratives, CRM et ERP. L'intelligence artificielle est intégrée pour des usages encadrés : extraction ou classement d'informations, génération de brouillons, synthèse de documents, préparation de réponses ou déclenchement d'actions sous contrôle. La formation insiste sur la confidentialité, les droits d'accès, la qualité des données, les journaux d'exécution, les points de validation humaine et les procédures de reprise en cas d'erreur.
Objectifs pédagogiques
- Cartographier et simplifier : Représenter un processus administratif, identifier ses acteurs, données, outils, validations et points de friction.
- Prioriser les cas d'usage : Sélectionner les automatisations selon le volume, la fréquence, le gain attendu, la complexité et le niveau de risque.
- Construire un workflow no-code : Définir déclencheurs, actions, conditions, branches, notifications, contrôles et scénarios de reprise.
- Connecter les outils : Comprendre les connecteurs, API et webhooks à un niveau fonctionnel pour faire circuler les données entre applications.
- Intégrer l'IA avec contrôle : Utiliser l'IA pour assister le traitement documentaire et certaines tâches, avec validation humaine et règles de confidentialité.
- Mesurer et sécuriser : Tester, superviser, documenter et suivre les gains, erreurs, exceptions, droits d'accès et indicateurs de performance.
Public concerné
Responsables administratifs, assistants, équipes finance/comptabilité, ADV, RH, support, commerce, opérations, dirigeants de PME et référents digitalisation.
Prérequis
Être à l'aise avec les outils numériques courants et connaître au moins un processus administratif de son activité. Aucune compétence en développement n'est requise.
Programme
Jour 1 - Diagnostic — Cartographier, simplifier et prioriser
1. Cartographier le processus réel
- • Identifier le déclencheur, les étapes, les acteurs et les responsabilités.
- • Repérer les applications, fichiers, données et documents utilisés.
- • Identifier les validations, délais, dépendances et points de contrôle.
- • Représenter le processus « as-is » avec une notation simple et compréhensible.
- • Distinguer procédure théorique et pratiques réellement suivies.
2. Détecter les irritants et simplifier
- • Doubles saisies, copier-coller, ressaisies, relances et recherches manuelles.
- • Erreurs fréquentes, informations manquantes, doublons et absence de traçabilité.
- • Étapes inutiles ou validations trop nombreuses.
- • Ruptures entre messagerie, tableur, CRM, comptabilité, ERP ou GED.
- • Simplifier le processus avant d'automatiser pour éviter de reproduire les défauts existants.
Matrice de priorisation
- • Fréquence / volume — Le processus est-il suffisamment récurrent ?
- • Gain attendu — Temps, qualité, délai ou fiabilité réellement améliorés ?
- • Complexité — Combien d'outils, règles et exceptions ?
- • Risque — Que se passe-t-il si le workflow se trompe ou s'arrête ?
Atelier pratique : Cartographier un processus réel : demande interne, devis → facture, relance client, onboarding, validation de dépense, traitement de pièces ou autre cas apporté par le participant.
Jour 1 - No-code & documents — Passer du besoin au scénario automatisable
3. Comprendre les briques no-code
- • Déclencheurs : formulaire, e-mail, changement de statut, nouvelle ligne, fichier reçu, horaire planifié.
- • Actions : créer, mettre à jour, notifier, déplacer, générer, envoyer, enregistrer.
- • Conditions, filtres, branches et règles métier.
- • Connecteurs entre suites bureautiques, CRM, outils métiers, comptabilité et ERP.
- • Notions fonctionnelles d'API, webhook, authentification et limites de connecteur.
4. Traitement documentaire & données
- • Collecter des données via formulaires ou boîtes partagées.
- • Nommer, classer et ranger automatiquement des documents.
- • Extraire certaines informations d'un document et les pousser vers un outil cible.
- • Générer un brouillon de document, e-mail ou compte rendu à partir de données structurées.
- • Mettre en place une validation humaine avant envoi, archivage ou mise à jour sensible.
Outils abordés selon contexte : Déclencher, Transformer, Agir & tracer
- • Exemples : Power Automate, Make, Zapier, n8n, connecteurs Microsoft 365 / Google Workspace, CRM, GED, outils comptables ou ERP. L'objectif est d'apprendre une logique transférable, pas un seul logiciel.
- • 1 Déclencher — Un événement fiable et clairement défini.
- • 2 Transformer — Nettoyer, enrichir, classer ou calculer.
- • 3 Agir & tracer — Créer l'action puis conserver une trace.
Jour 2 - Construction — Construire, connecter et tester les workflows
5. Construire un workflow de bout en bout
- • Définir le périmètre, l'événement de départ et le résultat attendu.
- • Configurer actions, conditions, délais, boucles et branches simples.
- • Gérer les identifiants et éviter les doublons lors des mises à jour.
- • Ajouter notifications, validations et accusés de traitement.
- • Tester avec des données représentatives avant mise en production.
6. Fiabiliser les intégrations
- • Vérifier les droits d'accès et le principe du moindre privilège.
- • Identifier les limites de connecteurs, quotas et dépendances externes.
- • Prévoir les erreurs : données manquantes, service indisponible, doublon, format inattendu.
- • Journaliser les étapes critiques et conserver des informations de diagnostic.
- • Prévoir une procédure de reprise ou de traitement manuel en cas d'exception.
Exemples de scénarios
- • 01 Relance clients — Échéance détectée → vérification → brouillon/notification → validation → traçabilité.
- • 02 Onboarding — Formulaire validé → création des tâches → documents → rappels → confirmation.
- • 03 Validation interne — Demande → contrôle des champs → approbation → mise à jour → archivage.
Atelier pratique : Construire un workflow simple avec déclencheur, condition, mise à jour d'une donnée, notification, validation et journal de suivi. Tester plusieurs scénarios normaux et d'erreur.
Jour 2 - IA & contrôle — Intégrer l'IA sans automatiser à l'aveugle
7. Usages IA pertinents
- • Classer ou résumer des messages et documents non sensibles selon les règles de l'entreprise.
- • Extraire des informations et proposer une structuration à valider.
- • Préparer un brouillon de réponse, relance, synthèse ou compte rendu.
- • Identifier des anomalies simples ou éléments à vérifier.
- • Enchaîner plusieurs actions via un agent ou assistant uniquement lorsque le périmètre, les outils et les droits sont maîtrisés.
8. Garde-fous & validation humaine
- • Ne pas transmettre de données confidentielles dans un service non autorisé.
- • Limiter les droits de l'automatisation et séparer lecture, proposition et action.
- • Prévoir une validation humaine pour les décisions financières, RH, juridiques ou clients sensibles.
- • Vérifier les résultats produits par l'IA : faits, montants, noms, pièces et destinataires.
- • Documenter les responsabilités, traces et procédures de désactivation.
Règle de conception
- • Plus une action est irréversible ou sensible, plus le workflow doit privilégier une proposition ou une alerte plutôt qu'une exécution autonome. La supervision humaine fait partie du processus.
- • 01 Données — Définir ce qui peut entrer dans le workflow.
- • 02 Droits — Limiter les accès au strict nécessaire.
- • 03 Validation — Prévoir les étapes où un humain décide.
- • 04 Traçabilité — Conserver journaux, erreurs et versions.
Jour 5 - Atelier final — Un workflow administratif de bout en bout
Étapes de l'atelier final
- • 01 Cadrer le cas — Définir le processus, le problème, le périmètre, les données et les acteurs.
- • 02 Dessiner le workflow — Déclencheur, étapes, règles, conditions, validations et sortie attendue.
- • 03 Construire & tester — Configurer une version simple et tester cas normaux, erreurs et exceptions.
- • 04 Ajouter l'IA si utile — Choisir une tâche assistée par IA et définir ce qui reste soumis à validation.
- • 05 Sécuriser & documenter — Droits, journalisation, reprise manuelle, propriétaire du workflow et procédure de désactivation.
- • 06 Mesurer les gains — Temps économisé, délai, taux d'erreur, volume traité et qualité de suivi.
Atelier pratique : Évaluation : Restitution du workflow final, justification des choix, identification des risques et contrôles, QCM/quiz de validation des acquis et plan d'action de mise en œuvre.
Bénéfices pour l'apprenant
Approche métier avant outil
Cas concrets de PME
Workflows no-code testables
IA intégrée avec garde-fous
Livrables opérationnels
50 % méthode / 50 % pratique
Ce que vous repartez avec
- Cartographie de processus — Trame pour représenter étapes, acteurs, outils, données, validations et irritants.
- Matrice effort / impact / risque — Outil pour prioriser les cas d'usage à automatiser.
- Modèle de workflow no-code — Structure déclencheur → actions → conditions → validations → journalisation.
- Checklist IA & sécurité — Points de contrôle sur données, accès, validation humaine, traçabilité et exceptions.
- Plan d'automatisation 90 jours — Priorités, responsables, tests, indicateurs et étapes de déploiement.
Suivi et accompagnement
À chaud
Enquêtes de satisfaction à chaud et à froid
À froid
Enquêtes de satisfaction à chaud et à froid
Modalités pédagogiques
Présentiel : salle équipée, connexion Internet, projection et exercices guidés. Distanciel : visioconférence, partage d'écran et mise à disposition des supports et ressources pédagogiques. Support de formation, trames de cartographie, modèles de workflows, matrices de priorisation, exemples de connecteurs et environnements de démonstration no-code / IA selon les accès disponibles.
Évaluation
- Questionnaire de positionnement, émargements, exercices pratiques, retours individualisés, QCM/quiz, restitution du workflow final, enquêtes de satisfaction à chaud et à froid et certificat de réalisation.
Accessibilité
Adaptation possible selon les besoins identifiés en situation de handicap.
Référent handicap : Julien Petitjean - Responsable administratif / référent handicap
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Financer cette formation
La prise en charge dépend de l'OPCO de votre entreprise (ou du fonds de votre statut). Pour ce type de formation, l'interlocuteur le plus fréquent est ATLAS ; vérifiez votre rattachement dans notre guide.
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Questions fréquentes
Indicateurs de résultats
Les indicateurs de résultats propres à cette formation seront publiés dès que des sessions auront été réalisées et évaluées.
En attendant, consultez nos indicateurs qualité globaux Target Formation (toutes formations confondues).
Plan de formation Version 4 - mis à jour le 14/09/2026
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